Miten onnistua rekrytointiprosessissa? Mitä rekrytointiprosessissa pitäisi tapahtua?

Usein rekrytoitaessa haetaan haavetta, multipersoona mielettömillä kyvyillä ja kompetensseilla ja sen jälkeen katsotaan mitä saadaan ja aletaan miettiä mikä olisi meille paras työntekijä. Pitkälti mennään mutu tuntumalla, suomalaisessa työkulttuurissa, ei kaikkialla, mutta valitettavan usein kuitenkin.

Toisinaan tulee tiukkoja komentoja vain osaaminen tämä tämä ja tämä kun osataan, laita tyyppi tulemaan millään muulla ei ole väliä.

Sitten on näitä, annetaan mahdollisimman monelle mahdollisuus kokea ja näyttää kyntensä ja sitten katsotaan mitä tästä tulee tai tuleeko mitään?

Usko tai älä, mutta olen saanut toimeksiantoja, jotka perustuvat farkkujen malliin ja tuumakokoonkin. Harmillista.

On firmoja, joissa mennään erittäin hierarkisesti ja konsultit toimivat tässä asiantuntijoina erinomaisesti, toisinaan ovatkin objektiivisia mutta ohjaako heitä joskus asiakkaan käskyt, toiveet ja puhtaasti €urot, sitä sopii miettiä kunkin tahollaan. Organisaatiot, joissa on omat HR funktiot ja näitä arvostetaan, ovatkin sitten jo ihan omaa luokkaa. 

Kannatta lukea ensin työtehtävien määritteleminen ennen prosessin aloittamista.

 

 Jos ei aikaa, tässä lyhyesti:

  • Mitä tehtäviä?
  • Kuinka Hyvin osattava?
  • Työn asetelma (esim. Sosiaalinen, liike-elämä, fyysinen työ, vuorovaikutustaidot tms. edellytykset)
  • Työkalut (koneet) jotka käytettävissä?
  • Rekrytoinnin arviointi menetelmät, mitä tietoa tarvitsemme ja soveliaimmat ominaisuudet tehtävään?
  • Perusosaaminen?
  • Koulutus?
  • Tuntemus?
  • Cross- tuntemus / ymmärrys? Sidosryhmät?
  • Kyvykkyys?
  • Kehitysmahdollisuudet?
  • Kiinnostuksen kohteet?
  • Persoona ja persoonan tyyli toimia?
  • Millaisessa tiimissä toimii vai toimiiko yksin. Millaisia ihmisiä saa ympärilleen, joiden kanssa toimia?
  • Millaisen esimiehen henkilö saa?
  • Miten henkilöä tulisi johtaa ja palkita?
  • Mikä henkilöä motivoi? Arvot?

Vaikuttaako valintaan kriittisesti tehtäväkeskeiset arviot vai työorientoitumiskeskeiset arviot?

Erinomaisia pohdintoja ennen kuin aloittaa itse rekrytoinnin.

  • Tämän päätelmän pohjalta laaditaan ilmoitus, jossa tuodaan esiin mihin organisaatioon palkataan. Edellä mainituista koostetaan teksti, jolla oikea ihminen tarttuu ja saa työkalut kertoa omasta osaamisestaan juuri tähän tehtävään.
  • Ilmoituksessa on hyvä tuoda esiin yrityksen brändiä ja miksi juuri meille kannattaa tulla töihin, onhan kyseessä mainos, jonka asiakkaasi ja yhteistyökumppanisisikin näkevät, joten ilmoituksen on oltava brändin ja kulttuurin mukainen.
  • Ilmoituksessa tuodaan esiin, minne hakemukset ohjataan, prosessin aikataulu sekä vastuuhenkilöt. Mahdolliset tavoitettavuus ajat lisäkyselyille linkki sivustoille, joista voi hakea lisätietoa.
  • Valitaan mediat, joissa ilmoitus on.
  • Blogia kirjoittaessa kanavia voisi pohtia näin:      
  • LinkedIn – Toimihenkilöt toimiala kuin toimiala ja Globaalit toimialat                                                                          
  • Oikotie ja Monsteri ja Duunitori – Pitkälti kaikki työpaikat. Maantieteellisiä eroja toimivuudessa.
  • Facebook, Instagram – usein työntekijät, mutta kyllä nykyisin jo kaikki. Mieletön paikka hyödyntää rekrytointivideoita, nostaa yritysimagoa.   
  • MOL, tilanteen mukaan, ainut ilmainen formaatti 
  • Toimihenkilöiden formaatti on ehdottomasti LinkedIn, joissa myös kansainvälisyyden mahdollisuus ja tulet näkyväksi työnantajille ja headhuntereille.
  • Entä alueellinen printtimedia. Tehtäväkohtaisesti, mutta onko kandi paperisen lehden lukija?                                                                                                                                                         

Tietenkin ilmoitus on laitettava omille nettivivuille ja omaan sosiaalisen median sivustolle, niille, joissa yritys on. Monia muita yksittäisiä kanavia on myös, joita kannattaa harkita rekrytointiprofiilin mukaan ja jos haluaa hyödyntää imagomainontaa samalla. Lisäksi eri toimialoilla on omat ammatilliset formaattinsa, rakentajalehdestä alkaen. Mikä on sinun organisaatiosi ammatillinen formaatti?

  • Hakemusten saapuminen. On hyvän tavan mukaista ja antaa positiivisen kuvan yrityksestä ja säästä rekrytoijan työaikaa, kun hakemus kuitataan sähköisesti itse tai automatisoidusti vastaanotetuksi. Vielä parempaa jos vastauksessa annetaan tietoa, kuinka prosessi sitten etenee ja pidetään tästä kiinni.
  • Määrä-ajan päättyessä ilmoitetaan hakijoille, hakua – aika on päättynyt aloitamme työt nyt ja palaamme sinulle xx päivään mennessä. Tai jos hakemuksia on käsitelty jo pitkin hakuaikaa ja karsittu soveliaita ja ei soveliaita osaamisia karkeasti voi tässä kohtaa kiittää ystävällisesti ajasta hakemukseen ja kiinnostuksesta yritystä kohtaan. Mahdolliset jatkot kannattaa tässä myös tuoda esiin. Tämä on kriittinen viesti myös yrityksen imagon kannalta. Se yksilö, joka halusi Teille töihin, voi musertua, joten laadi ihmiskeskeinen ja ystävällinen ja mahdollisuuksien mukaan positiivinen viesti. Älä missään nimessä lähetä näitä Ei kiitos viestejä ennen yleisiä pyhäpäiviä kuten juhannuksen aaton aatto tai joulun alus viikko, ellei ole sovittu niin. Jätä näille henkilöille mahdollisimman positiivinen kuva Ei kiitos viestilläsi. Ethän pilaa kenenkään viikonloppua myöskään. Ikävät tunteet kun muistetaan 80% paremmin kuin positiiviset. Miten kirjoittaisit positiivisen viestin?
  • Kandien karsinta ja henkilöiden valinta haastatteluun vastuuhenkilöiden kanssa.
  • Haastatteluaikataulu ja sovittaminen kandien kanssa. Haastattelut kannattaa pitää mahdollisimman rentoina, avoimina mutta rekrytoijan on pidettävä koko ajan huoli, että haastateltava mahdollisesta jännityksestään huolimatta ymmärtää kaiken mitä kysytään, oikein. Rekrytoijan on kysymyksillä ja keskusteluilla saatava persoonasta vahvistus ja käsitys, joka vastaa alkuperäistä tavoitetta ja tarkentaa asioita, joita hakemuksessa ja CV:ssä on tuotu esiin. Rekrytoija luo myös kokonaiskuvaa ja kehityskohteita sekä istuvuutta organisaatioon, rooliin ja pelikenttään, jossa toimii.
  • Nykyisin haastattelun ensivaiheessa käytetään videohaastattelua, jotta saadaan persoonan pintaa auki. Tästä uupuu vuorovaikutus, ja videot luovat jännitteitä, joten vaatii tarkkaa silmää analysoinnissa. Hakijalta melkoista rentoutta ja kameraan tottumista mitä meillä suomalaisilla ei juuri ole. Videohaastattelu mahdollistaa myös laajemmat haastattelu määrät, kun hakijoita on paljon.
  • Toisinaan käytetään mm Skype, Teams tai Zoom,  Google meet  tai vastaavia etähaastatteluvälineitä, joista viimekädessä jää etäinen yhteys herkästi, ellei rekrytoija saa jännitteitä etäisyydestä raivattua, mutta nämä ovat vain ennen todellista face to face kohtaamista, jolloin voidaan kohdata mahdollisempi useampi henkilö yrityksestä ja säästetään näin aikaa, rahaa ja luontoa.
  • Haastattelujen jälkeen alkaa valinta, ja mahdollinen arviointi.  Ketä arvioidaan ja missä aikataulussa. Sekä sovitaan arviontien purku kandin kanssa. Kaikki arvioinnit on kandin halutessa purettava hänen kanssaan ja hänellä on oikeus tuloksiinsa. Yksikään arviointi ei ole itsestään selvä niitti yksilöstä vaan edellyttää syvällisen keskustelun arviointiin sertifioituineen henkilön kanssa. Arviointia tehdessä olet varmasti valinnut oikeat arviointi välineet ja tiedät yksityiskohtaisesti mitä tulee olla arvoituna?
  • Hakija, jos  kohdallesi osui arviointi, ole huoletta, älä jännitä. Se mitä tapahtuu voit kuunnella tästä vinkit itsellesi ja keskittyä lepäämiseen ennen arviointia ja olemaan oma itsesi. 
  • https://h-asselmoilanen.simplecast.com/episodes/miten-valmistaudut-asselmointiin-tai-henkiloarviointiin-sigxlnU_
  • Kun olemme tässä vaiheessa, prosessin mukaan, tässä vaiheessa tippuneet kandit voidaan informoida. Mutta muistathan aiemmat tipsit. Näitä kandeja mahdollisesti sattuu vielä lujempaa, mikäli heidän kiinnostuksensa oli todellinen vielä yritystänne kohtaan. Voi erinomaisesti hyödyntää lauseita, säilytämme hakemustanne xx kuukautta ja palaathan jos emme saa sitä säilyttää jne.…
  • Arviointien jälkeen käydään jäljellä olevien kandien kanssa arviointikeskustelut / haastattelu
  • Arvioinneissa itse pidän arvioinneista erityisesti, jotka antaa vinkkejä henkilön johtamiseen, oppimiseen ja sopeutumiseen, arvot ja motivaatiotekijät. Näistä voi keskustella avoimesti haastattelussa. Pikku juttu, mutta voi pelastaa monta työsuhdetta.
  • Päätös, tässä vaiheessa molemmat niin työnhakija arvioi tehtävää ja työnantaja kandin sopivuutta, mitä vain voi tässä vaiheessa vielä tapahtua.
  • Yhteistyön aloittaminen
  • Lopuille ystävällinen ilmoittaminen edellä annettuja vinkkejä unohtamatta, mieluusti puhelimitse kuin sähköisesti. Sähköposti jättää kylmän tunteen. Anna palaute, jos pyydetään tai toki voit antaa pyytämättä. Sitä arvostetaan kyllä.
  • Varmistetaan Hakemusten yksityisyyden suoja käsittelyn jälkeen tiedostot, järjestelmät, paperiset dokumentit tuhotaan kaikki lainmääräämissä rajoissa tai erikseen sovituissa aikatauluissa. ( GDPR )
  • Yhteistyön alussa luonnollisesti työsopimus, sekä sovitaan aloituspäivä.
  • Ennen kuin henkilö aloittaa työssä, on hienoa, jos hän saa jotain materiaalia ja tietoa kotiin jo ennen töiden aloitusta. Toisinaan se on työkaluihin tutustumista, tietokone, auto tai henkilöstökäsikirjaan tutustumista tai muuta ” Tervetuloa Taloon” toimintaa, joka nopeuttaa soputumista ja edistää uuden roolin ja tehtävien oppimista. Myös mahdolliset ennakkoon sovitut aikataulut kuten messut, matkat ja merkittävä kokoukset on hyvä tiedottaa jo ennen työsuhteen alkua. Nämä lisää tunnetta ” Olen tervetullut ja minua odotetaan ”
  • Ja tärkeä pikku tipsi, jotta ei valituille jää hyvä fiilis tai ainakin riski murskata se on pienempi. Kiitos ei viestit ja puhelut, ethän tee sitä perjantaisin tai ennen pyhiä, vaikka itse ehkä haluat saada prosessit loppuun asti ennen kuin vapaat alkavat. Mieti millaisen työnantajakuvan haluat itsestäsi jättää hakijalle, tulevaisuuteen. Hakija on mahdollisesti seuraava asiakkaasi ja kuten mainitsin negatiiviset vain muistetaan paremmin kuin positiiviset.
  • Tuntuuko tarvitset apua rekrytoinnin vaiheissa? Oletko pohtinut palkan esiin tuomista ilmoituksessa? Miten saisit parhaat hakijat itsellesi? Miten tehdä juuri oikea valinta? Mikä mättää kun tekijää ei löydy? Tiedän kysymyksesi, olen ollut lukuisia kertoja tilanteissa joissa työntekijät on pitänyt kaivaa mattojen hapsujen alta – mutta siinä on onnistuttu ja helmiä haalittu. 

 

Yhteystiedot